Paperless-ngx in Nextcloud integrieren für smarten Workflow

Für Unternehmen ist es heutzutage eine Herausforderung sowohl physische als auch digitale Dokumente effizient zu verwalten. Papierbasierte Arbeitsabläufe können zeitintensiv sein. Auf der anderen Seite führen unorganisierte digitale Dateien zu Frustration und Zeitverschwendung.

Mit der Integration von Paperless-ngx in Nextcloud kannst du den Prozess der Verwaltung von Dokumenten zusammenführen. Scannen, Aufbewahren und Kollaborieren werden vereinfacht.

Was sind die Stärken von Paperless-ngx?

Paperless-ngx ist ein Open Source Dokumenten-Management-System (DMS), das ein einfaches Importieren, Speichern und Wiederfinden von Dokumenten ermöglicht.

Einige der Kernfunktionen sind:

• OCR (Optical Character Recognition) und die Suche: Die Inhalte deiner Dokumente werden indiziert. Das ermöglicht es dir in Sekundenschnelle deine Dokumente wiederzufinden.
• Metadaten und Tagging: Du kannst deine Dokumente mit zusätzlichen Informationen versehen. Statt einer klassischen Ordnerstruktur verwendet Paperless-ngx ein Tag-basiertes System. Dies ermöglicht eine flexible Organisation deiner Dokumente.
• Dokumenten-Automatisierung: Paperless-ngx bietet die Möglichkeit verschiedene Arbeitsabläufe über die Benutzeroberfläche zu automatisieren. Zudem steht eine REST API zur Verfügung, womit die Software in deine bestehende Infrastruktur integriert werden kann.

Was sind die Stärken von Nextcloud?

Nextcloud ist eine führende Open Source Cloud Speicher- und Kollaborationslösung.

Die Kernfunktionen:

• Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dateien: Nextcloud bietet ähnliche Funktionen wie die Cloud Speicher Anbieter OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc.
• Sicherer Dateizugriff (DSGVO-konform): Da Nextcloud selbst gehostet wird, behältst du die volle Kontrolle über deine Daten.
• Tools für die Zusammenarbeit (Dokumentenbearbeitung, Dateiversionierung): In Nextcloud kannst du gleichzeitig mit anderen Benutzern an Dokumenten arbeiten und diese teilen, kommentieren, taggen usw. Ebenso kannst du Dateien einfach auf frühere Versionen zurücksetzen.
• Erweiterbar durch Apps: Nextcloud beinhaltet einen eigenen Appstore, über den du die Funktionalität der Anwendung erweitern kannst.

Warum Paperless-ngx in Nextcloud integrieren?

Benefit 1: Zentralisierte Verwaltung von Dateien

Du kannst sowohl deine gescannten, archivierten Dateien, als auch deine digitalen Dokumente in einer einzigen Plattform verwalten. Das kann die Produktivität steigern.

Benefit 2: Verbesserte Zusammenarbeit und Zugänglichkeit

Durch die Integration kannst du Nextcloud’s Kollaborationslösung auch auf archivierte Dokumente anwenden

Benefit 3: Sicherheit und Konformität

Die Datensicherheit bleibt bewahrt, da beide Anwendungen idealerweise auf dem gleichen Server laufen.

Benefit 4: Automatisierung von Arbeitsabläufen

Durch die Kombination der Anwendungen ergeben sich weitere Möglichkeiten der Automatisierung, z. B. von Freigaben.

Schritt 1: Voraussetzungen

Du hast einen Server, auf dem Paperless und Nextcloud bereits als Docker Container installiert sind. Dieses Tutorial geht davon aus, dass die beiden Tools auf dem gleichen Server und dem gleichen Docker Netzwerk laufen.

Schritt 2: Paperless Verzeichnis in Nextcloud mounten

Damit die Nextcloud Instanz auf die relevanten Verzeichnisse von Paperless zugreifen kann, müssen 2 Volumes zum Nextcloud Container hinzugefügt werden. Wenn du Nextcloud über Docker-Compose installiert hast, dann öffne das Docker-Compose Skript und füge folgende Zeilen zu den Volumes hinzu:

  - ~/paperless-ngx/consume:/opt/paperless-ngx/consume

  - ~/paperless-ngx/media/documents/archive:/opt/paperless-ngx/media/documents/archive

Zur Erklärung: ~/paperless-ngx/consume definiert den Speicherpfad des Importordners meiner Paperless Instanz. Dieser Ordner soll gemappt werden auf /opt/paperless-ngx/consume meiner Nextcloud Instanz. Genauso verfahre ich mit dem Ordner, wo Paperless meine Dokumente archiviert ~/paperless-ngx/media/documents/archive.

Je nachdem wo bei dir Paperless installiert ist, musst du die Pfade vor dem Doppelpunkt anpassen. In meinem Fall habe ich Paperless in dem Stammverzeichnis meines Benutzers installiert in dem Ordner paperless-ngx. Darin enthalten ist der Ordner consume und media/documents/archive.

Um dir den absoluten Pfad anzeigen zu lassen, navigiere in den Ordner und gib den Befehl pwd ein. Dir wird der absolute Pfad angezeigt, den du 1:1 übernehmen kannst (z. B. /home/demo/paperless-ngx/consume).

Richtige Berechtigungen auf den Importordner setzen

Es ist wichtig, dass der consume Ordner die richtigen Berechtigungen bekommt, damit die Integration funktioniert. Der Ordner muss dem Docker Benutzer gehören (üblicherweise www-data oder 33 bezeichnet). Der Docker Benutzer braucht Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und Ausführen innerhalb des Ordners. Andere Benutzer brauchen nur die Berechtigungen zum Lesen und Ausführen.

Dazu führst du folgende 2 Zeilen aus (mit deinem consume Ordner Pfad):

sudo chown -R www-data:www-data ~/paperless-ngx/consume

sudo chmod -R 755 ~/paperless-ngx/consume

Schritt 3: Paperless Konfiguration für Teams prüfen

Idealerweise hast du sowohl in Paperless als auch in Nextcloud die gleichen Benutzer angelegt. Jeder Benutzer sollte die entsprechenden Berechtigungen in der jeweiligen Anwendung haben.

Damit jeder Benutzer nur seine Dokumente in Nextcloud sieht, sind ein paar Vorbereitungen nötig.

Speicherpfad für jeden Benutzer anlegen

{owner_username} wird vorangestellt. Dadurch wird es später einfach den richtigen Ordner in Nextcloud freizugeben. Eigentümer ist der Admin und die anderen Benutzer bekommen Anzeige-Rechte.

Lege einen Speicherpfad in Paperless an

Schritt 4: Lokalen externen Speicher hinzufügen

Melde dich in deinem Nextcloud Admin Konto an und installiere die Nextcloud App Externer Speicher aus dem Appstore.

Jetzt gehst du in die Verwaltungseinstellungen und fügst unter Externer Speicher die Speicherpfade für die jeweiligen Benutzer hinzu.

Wenn dein Admin-Benutzer admin heißt, dann wäre der Pfad zum consume Ordner /opt/paperless-ngx/consume/admin und der Pfad zum Archiv /opt/paperless-ngx/media/documents/archive/admin.

Die Berechtigung erhält nur der jeweilige Benutzer und das Archiv bekommt den Haken bei Schreibgeschützt.

Verfahre nach dem gleichen Prinzip für die anderen Benutzer.

Externe lokale Speicherpfade in Nextcloud anlegen

Schritt 5: Arbeitsabläufe anlegen

Du legst für jeden Benutzer einen Arbeitsablauf in Paperless an, damit die richtigen Berechtigungen beim Upload gesetzt werden. Als Auslöser wählst du Verarbeitung gestartet. Dann wählst du Importordner aus und gibst den absoluten Pfad ein (z. B. /home/demo/paperless-ngx/consume/demo/*).

Als Aktion wählst du Zuordnung. Eigentümer ist der jeweilige Benutzer. Ebenso soll der Benutzer Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen erhalten.

Lege einen Auslöser in Paperless an

Lege eine Aktion für den Arbeitsablauf in Paperless an

Nach erfolgreicher Einrichtung verfügt jeder Benutzer über zwei Ordner in seiner Nextcloud Umgebung. Den Paperless consume Ordner, in dem Dokumente per drag-and-drop in Paperless geladen werden können. Und einen Paperless Dokumenten-Ordner, wo die für den Benutzer verfügbaren Dokumente in der von Paperless angelegten Ordnerstruktur liegen.

Die beiden Paperless Ordner sind in Nextcloud sichtbar

Teste das Setup. Du solltest auf dein Archiv zugreifen können und Dateien über die Nextcloud Suche finden können. Nextcloud legt standardmäßig keine OCR Ebene an. Deswegen funktioniert die Suche über den Dokumenteninhalt nicht wie in Paperless.

Schiebe ein Dokument in den consume Ordner in Nextcloud und beobachte wie Paperless es verarbeitet. Es sollte dann von deinem consume Ordner in dein Archiv wandern. Von dort kannst du die gewohnten Nextcloud Funktionen nutzen.

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